Workshop là một thuật ngữ có lẽ đã quá quen thuộc trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Nhưng không phải ai cũng nắm rõ định nghĩa workshop là gì? Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa khác nhau và các hướng dẫn tổ chức workshop hiệu quả khiến bạn cảm thấy băn khoăn. Qua bài viết dưới đây, mình sẽ giúp bạn hiểu khái quát hơn về thuật ngữ này!
Workshop là gì?
Workshop là một buổi hội thảo để trao đổi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm,… trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Workshop có thể được tổ chức để trao đổi các vấn đề về chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức hay đơn giản là trò chuyện để chia sẻ kinh nghiệm và những điều thú vị trong cuộc sống.
Tại đây, bạn sẽ được nghe diễn giả trao đổi về nhiều kiến thức khác nhau trong phần mở đầu của buổi họp mặt. Thời gian còn lại, những người tham gia buổi thảo luận sẽ được đặt ra những câu hỏi, chia sẻ và được học hỏi thêm nhiều điều bổ ích.
Lợi ích khi tổ chức workshop
Những thông tin trên mình đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm workshop là gì. Hiện nay, tại các trường học hay một số công ty thường xuyên tổ chức workshop. Vậy lý do nào khiến workshop lại được chú trọng nhiều như vậy?
Một số thông tin dưới đây sẽ giúp bạn biết được những lợi ích nổi bật khi tổ chức một buổi workshop:
- Người tham gia sẽ được học hỏi thêm nhiều kiến thức, kĩ năng từ diễn giả.
- Bạn sẽ được nâng cao các kỹ năng cần thiết.
- Là một buổi giao lưu rất thú vị đối với những bạn mang tính hướng nội. Mỗi người sẽ được bày tỏ quan điểm, ý kiến cá nhân cùng nhau bàn luận về một vấn đề.
- Học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm từ những tiền bối đi trước.
- Là nơi để mở rộng mối quan hệ, tìm kiếm thêm nhiều đối tác, khách hàng tiềm năng.
- Các doanh nghiệp tổ chức workshop sẽ tiết kiệm được chi phí marketing, truyền thông, quảng bá thương hiệu.
- Phát triển kỹ năng làm việc nhóm.
- Phát triển khả năng sáng tạo, tư duy.
Hoạt động workshop tại Việt Nam
Tổ chức workshop hiện nay ngày càng xuất hiện nhiều và đa dạng hơn. Chúng xuất hiện trong nhiều ngành nghề khác nhau như công nghệ thông tin, các lĩnh vực marketing hay y tế, giáo dục,…
Hiện nay, workshop tại Việt Nam phổ biến nhiều nhất ở các bạn sinh viên là chủ yếu. Tần suất tổ chức workshop tại các doanh nghiệp vẫn ít. Nếu bạn biết tận dụng mô hình này cho doanh nghiệp sẽ đem lại rất nhiều lợi ích và sẽ bớt được một khoản chi phí không hề nhỏ cho truyền thông. Khi có sản phẩm bạn nên tận dụng các buổi gặp mặt để quảng bá, cũng như thử nghiệm và thu thập ý kiến của cộng đồng.
Các hình thức workshop phổ biến hiện nay
Workshop là một trong những hoạt động không chỉ được ưa chuộng tại Việt Nam mà còn trên cả thế giới. Các buổi tổ chức workshop ở nước ta hiện nay đa phần diễn giả là những giáo sư và các chuyên gia đã có những thành tựu nhất định trong lĩnh vực của họ.
Hiện nay, có 4 nhóm hình thức rất phổ biến và hay sử dụng, bao gồm:
1. Workshop chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm
Đây được xem là hình thức dễ tổ chức và phổ biến nhất hiện nay. Loại hình này thường được tổ chức kéo dài từ 3 đến 4 tiếng với quy mô vừa từ vài chục đến vài trăm người tham dự.
Hơn nửa buổi đầu của workshop sẽ là thời gian dành cho các diễn giả chia sẻ kiến thức và thời gian còn lại sẽ dành cho mọi người đặt câu hỏi và trao đổi vấn đề. Sau những buổi tổ chức chia sẻ thông tin như vậy, người tham gia có thể học hỏi được rất nhiều kiến thức bổ ích.
2. Workshop đào tạo
Loại hình này thường được các công ty, doanh nghiệp sử dụng là chủ yếu và được sử dụng trong nội bộ công ty. Chúng nhằm mục đích nâng cao kinh nghiệm tác phong và nghiệp vụ của nhân viên. Tại đây, bạn sẽ được hướng dẫn thực hành luôn ngay tại buổi hội thảo. Đối tượng tham gia buổi chia sẻ kiến thức đa số là những người muốn nâng cao trình độ của mình.
3. Workshop thực hành
Workshop thực hành phổ biến trong nhiều lĩnh vực như nấu ăn, cắm hoa nghệ thuật, thời trang,… Tại workshop thực hành, bạn vẫn được lắng nghe những chia sẻ, kinh nghiệm quý báu của các chuyên gia trong suốt thời gian làm việc. Thời gian còn lại, người tham dự không cần đặt câu hỏi mà có thể bắt tay ngay vào thực hành và trải nghiệm. Đó là khoảng thời gian tuyệt vời vì bạn có thể trực tiếp làm những việc mà trước đây không thể đạt được.
4. Wokshop với mục đích marketing
Được tổ chức với quy mô lớn có thể từ 100 đến 1000 người tham dự. Loại hình này thường sẽ tập trung nhiều diễn giả danh tiếng trên thế giới đến để chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm. Ngoài ra, buổi hội thảo sẽ có sự tham dự của nhiều nhãn hàng nổi tiếng và các chuyên gia trong ngành.
Mục đích của buổi workshop nhằm quảng bá thương hiệu rộng rãi hoặc các sản phẩm mới.
Các bước tổ chức workshop thành công
Để tổ chức được một buổi workshop thành công sẽ dựa vào nhiều yếu tố và rất cần sự nỗ lực. Cần định hướng và xây dựng một kế hoạch tốt để tạo nên buổi chia sẻ thành công và để lại ấn tượng với người tham dự.
Dưới đây là các bước chi tiết triển khai 1 buổi workshop thành công:
1. Chuẩn bị kế hoạch trước buổi workshop
Cần xác định rõ mục tiêu, thời gian diễn ra các hoạt động và kết quả cần đạt được sau khi kết thúc chương trình.
Để có thể tiếp cận được đúng đối tượng và quản lý tốt cần lập danh sách số lượng người tham gia. Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị, chọn địa điểm tổ chức phù hợp.
Chuẩn bị kế hoạch trước buổi workshop
2. Xác định vai trò của đối tượng tham dự
Mỗi vị trí trong buổi hội thảo sẽ có trách nhiệm, vai trò khác nhau. Cần lên danh sách cụ thể những đơn vị, các cá nhân tham gia chương trình. Người ghi chép và người điều phối công việc phải cụ thể và rõ ràng. Trong một buổi workshop mỗi người sẽ có vai trò riêng, cụ thể như sau:
- Người điều phối (Facilitator): Người điều phối có nhiệm vụ quan trọng, chịu trách nhiệm chỉ đạo và theo dõi toàn bộ quá trình buổi workshop, nhằm đảm bảo buổi tổ chức diễn ra theo đúng kế hoạch. Là người chịu trách nhiệm lớn nhất, truyền tải thông tin từ người tham dự đến diễn giả nhanh chóng và kịp thời.
- Người chi chép (Note-taker): Là người ghi chép lại toàn bộ các thông tin, hoạt động quan trọng trong buổi workshop. Những thông tin đó có thể là: ý kiến từ người tham dự, câu trả lời từ chuyên gia, mục tiêu chưa thực hiện được,… và làm báo cáo lại sau buổi hội thảo.
- Người giám sát thời gian (Timekeeper): Nhiệm vụ chính của người giám sát thời gian chính là theo dõi timeline của buổi workshop, đảm bảo các hạng mục diễn ra theo đúng kế hoạch thời gian. Ngoài ra, trong các tình huống phát sinh thì Timekeeper cần điều chỉnh cho phù hợp với tổng lượng thời gian của chương trình.
- Người tham dự (Participant): Là khán giả, người trực tiếp tham dự buổi chia sẻ thông tin, là người lắng nghe và đưa ra những câu hỏi cho diễn giả. Người tham dự là thành phần quan trọng nhất trong danh sách này, họ quyết định buổi workshop thành công hay thất bại.
Việc xác định đối tượng giúp hoạt động đạt kết quả cao và mang tính chuyên nghiệp hơn. Để người tham gia có sự chuẩn bị tốt hơn cần trao đổi thông báo trước những hoạt động, kịch bản ngày hôm đó.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Tùy theo số lượng người tham dự để lựa chọn địa điểm phù hợp. Số lượng ít dưới 10 người nên chọn những phòng họp hội nghị. Số lượng người tham dự tầm vài chục đến vài trăm nên chọn những địa điểm ngoài trời.
Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
4. Tiến hành tổ chức theo dự kiến
Mở màn cho buổi workshop là những lời chào, giới thiệu sơ bộ về khung thời gian diễn ra chương trình từ người điều phối. Trong quá trình diễn ra buổi workshop, người tham dự nên lắng nghe những chia sẻ từ chuyên gia.
Đây sẽ là những kiến thức rất hữu ích, có thể sẽ giải đáp hết những thắc mắc về chủ đề. Bạn có thể đặt câu hỏi để thảo luận giúp hoạt động diễn ra sôi nổi đạt kết quả cao.
5. Tổng kết và rút kinh nghiệm sau workshop
Đến gần hết thời gian diễn ra người điều phối sẽ tổng kết lại chương trình. Trả lời và hoàn thành tất cả câu hỏi của người tham dự đặt ra. Tiếp theo là gửi tài liệu đến người tham dự nếu có.
Những quy tắc cần tuân thủ để tổ chức workshop thành công
Để tổ chức workshop thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, tuy nhiên, có một số quy tắc bạn cần biết để buổi workshop hiệu quả nhất:
- Các thành viên trong buổi workshop cần tôn trọng ý kiến, quan điểm lẫn nhau.
- Buổi workshop cần đảm bảo đúng thời gian dự kiến.
- Người tham dự tích lũy những kiến thức phù hợp, không bày tỏ thái độ tiêu cực với những kiến thức không phù hợp với cá nhân mình.
- Người tham dự có thể thảo luận, bày tỏ quan điểm trên tinh thần chia sẻ, học hỏi không chỉ từ diễn giả mà còn từ những người xung quanh.
- Mọi vấn đề xuyên suốt hội thảo cần tập trung vào chủ đề chính thức của workshop.
- Các vai trò tham dự cần có sự tổng kết và đưa ra đồng thuận cuối cùng.
Những quy tắc cần tuân thủ để tổ chức workshop thành công
Một số ví dụ về workshop ở Việt Nam
Một số ví dụ về workshop hiện nay có thể kể đến như:
1. Vẽ tranh thư giãn – Workshop Hà Nội
Nếu là người yêu thích nghệ thuật, bạn không thể bỏ qua workshop vẽ tranh thư giãn. Đến với workshop này, ngay cả khi bạn chưa từng cầm cọ vẽ, bạn sẽ được đánh thức khả năng hội họa của mình và tìm thấy nguồn cảm hứng sáng tạo. Ngoài vẽ tranh, bạn còn có thể nhâm nhi tách cà phê trong không gian nghệ thuật của workshop.
Địa chỉ: Couchsurfing Cafe – Số 103A/2, Tập thể viện Mác Leenin, ngõ 84 Ngọc Khánh, Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội.
2. Content Marketing – Bí mật thành công: FPT Polytechnic
Content Marketing – Bí mật thành công là buổi workshop do Cao đẳng FPT Polytechnic tổ chức, nơi chia sẻ về kiến thức content marketing. Với sự có mặt của nhiều giảng viên hàng đầu, bạn sẽ có thêm những kiến thức bổ ích và có cái nhìn chính xác hơn về lĩnh vực rộng lớn này.
Lời kết
Qua bài viết trên có lẽ đã giúp mọi người hiểu thêm được về workshop là gì? Các bước để tổ chức workshop thành công. Hy vọng, những thông tin sẽ cung cấp đến bạn thêm nhiều kiến thức bổ ích. Hãy thường xuyên truy cập vào website Vietnix để tình hiểu nhiều kiến thức hay bạn nhé!
